مقاله رسیده/پیاده سازی مدیریت ناب با استفاده از ابزار های کنترل آماری فرآیند در مدارس/ازنصرالله کشیری مدرس دانشگاه

چکیده

تفکر ناب از جمله رویکردهای جدیدی است که به دنبال به حداقل رساندن اتلاف و ایجاد ارزش افزوده در مشتری است. رویکرد در ابتدا در سازمانهای تولیدی و صنعتی ابداع شد. از این رو، انتقال اصول و مراحل اجرایی و کارخانه ای تولید و تفکر ناب در سازمانهای خدماتی و آموزشی به طور عام و مدارس به طور خاص، از جمله موضوعات چالش برانگیزی است که در حال حاضر، در مراحل آغازین استقرار خود قرار دارد. به گونه ای که لازم است ابتدا زمینه های اعمال تفکر ناب در مدارس و فرایند آموزش مورد ملاحظه قرار گرفته و سپس به تعدیل سبکهای موجود مدیریت یا ارائه سبکهای جدید مدیریت آموزشی به منظور انطباق هر چه بیشتر محیط های آموزشی با پیش نیازها و اصول تفکر ناب پرداخته شود. از این رو، در مرقومه حاضر سعی بر آن است تا به بررسی مفهوم تفکر ناب پرداخته شده و ضمن معرفی انواع اتلاف در مدارس به کاربرد تفکر ناب در مدیریت آموزشی پرداخته شد.  برای پیاده سازی این مدل و حذف خطا با مطابقت اهداف سازمانی و نتایج حاصل از اجرای فعالیت های آموزشی ، اشاره ای  هم به مدل (ابزارهای کنترل آماری) فرایند شده است و از تکنیک های آماری جهت پیاده سازی مدیریت کیفت جامع و بهبود مستمر فرایند و شناسایی اضافات و حذف آن ها بهره گرفنه شد. در خاتمه نیز پیشنهادهای کاربردی برای مدیران آموزشی ارائه گردید.

پیچیدگی یکی از مشخصه های اصلی جوامع و سازمانهای امروزی است . سازمانها برای نیل به موفقیت نیازمند تطابق و سازگاری با تحولات و دگرگونیهای مداوم وسریع بوده و ناگزیرند برای بقا به کیفیت محصولات و خدمات خود توجه نمایند .عصر حاضر برای سازمانها عصر مشتری گرایی و مخاطب محوری است و میزان موفقیت هر سازمان با میزان توجه به خواسته های مشتریان و مخاطبان ارتباط مستقیم دارد. برای آنکه بتوان خواسته های مشتریان و مخاطبان را برآورده ساخت، ا قدام به اصلاح و بهبودی فراگیر در سطح سازمان ها اقدامی ضروری می باشد. بهبود فرآیندها، افزایش رضایت مشتری (مخاطب) و کاهش هزینه های سازمان، از مسایل مهمی هستند که سازمانها همواره با آن سر و کار دارند، روش ها و مدل های  مختلفی در جهت دستیابی به اهداف مذکور وجود دارد که می تواند مورد استفاده سازمانها قرار گیرد . شناسایی منابع اتلاف و جستجو برای یافتن راه حل هایی جهت حذف و اصلاح موانع و مشکلات و محدودیت ها و تبدیل آنها به موضوعاتی ارزش زا در کانون توجه سازمانهای امروزی قرار داشته و رویکرد ناب با تمرکز بر اصولی بنیادین، سازمان ها را بسوی بهبود پایدار رهنمون ساخته و ارزش آفرینی را در آنها توسعه می بخشد.

رویکرد ناب بر جلوگیری از وقوع اتلاف ها و هرگونه افزایش در زمان، نیروی انسانی، مواد مصرفی تولید و یا خدمات که ارزش افزوده ای ایجاد نمی کنند تأکید دارد. در یک سازمان ناب، فرهنگ بهبود مداوم در کلیه سطوح شغلی و فرآیندهای کاری گسترش می یابد. همچنین از آنجایی که تمرکز این نوع سیستمها بر نیازمندی های مشتریان می باشد، خدمات و تولیدات حاصل را به میزان مناسب، در بهترین مکان و زمان و با مطلوبترین شرایط در اختیار مصرف کننده قرار می دهند.

ایجاد ارزش افزوده واقعی برای مشتری، کاهش و حذف اتلاف ها وتمرکز روی فعالیت های اصلی و تلاش در جهت بدست آوردن حداکثر کارآیی از حداقل منابع ، اموری هستند که در جهان رقابتی امروزی، برای سازمانها یک ضرورت اجتناب ناپذیر بوده و رویکرد ناب و اجرای اصول آن راهکار اصلی تحقق این اهدافدر سازمانها می باشد.

مسائل و چالش های آموزش و پرورش امروزی نسبت به قبل شتاب مضاعفی یافته است. افت کیفیت آموزش و پرورش، جهانی شدن اهداف تعلیم و تربیت، دغدغه حفظ هویت، بالا رفتن هزینه ها در مقابل محدودیت منابع ، رقابت گسترده، گسترش شکاف ها و غیره از جمله این چالش ها هستند.

آموزش و پرورش برای مواجه با مسائل پیش روی بایستی به ابزارها و رویکردهای نوین مدیریتی تجهیز گردد .

مفهوم مدیریت ناب Lean Management

در لغت به معنای گوشت لخم، بدون چربی و استخوان است یعنی گوشتی که کمترین مواد زاید و بیشترین ارزش غذایی را دارد. در سازمان این فلسفه مدیریتی بر تولید بیشترین ارزش افزوده در کالا و خدمات از طریق تمرکز بر کارهای اصلی و اجتناب از کارهای فرعی و انحرافی و کاهش ضایعات و هزینه ها تاکید دارد. بنابراین، این رویکرد به این دلیل ناب نامیده می شود که می تواند شیوه ای را فراهم آورد که از طریق آن بتوان با کمترین منابع، بیشترین کارها را انجام داد و در عین حال، با برآورده کردن درست نیاز مشتریان به آنها نزدیکتر شد. مدیریت ناب نه تنها شیوه تولید را بهبود می بخشد

بلکه به عنوان روشی برای بهبود خدمات در سازمان های خدماتی نیز استفاده می شود. مفهوم بنیادی تئوری ناب، در ریشه کن کردن اتلاف و آفرینش ارزش در سازما نهفته است . تفکر نا ب نگرشی برای افزایش بهره وری و ارزش آفرینی مستمر ، و حداقل کردن هزینه ها و اتلاف ها در سازمان است. کاهش قابل ملاحضه

هزینه ها، افزایش کیفیت محصولات ، تحویل به موقع خدمات و محصولات به مشتریان ، افزایش ایمنی کارکنان و بهبود وضعیت نیروی انسانی از مص ادیق فرایندهای بهره ور است . سازمانی قادر به دستیابی به اهداف شمرده شده است که فرایندهای جاری در آن در حد قابل قبولی بهر ه ور باشند. سازمان ها می توانند با پیش رو قرار دادن ناب به بهره ور کردن فرایندهای خود بپردازند

مفهوم تفکر نابLean Thinking

هاگ  (David Hogg) در کتاب راه حلهای عملکرد بالا  در تعریف ناب میگوید: ناب یک باور ذهنی یایک روش تفکر است که به دستیابی به عملکرد بدون اتلافی که بر موفقیت مشتریان تمرکز دارد، متعهد میباشد. ناب از طریق ساده سازی و بهبود مستمر همه فرایندها و روابط در محیطی از اعتماد، احترام و مشارکت کامل کارکنان، حاصل میشود. ناب درباره افراد، ساده سازی، جریان کار، عینیت، مشارکت و ارزش حقیقی به گونه ای که توسط مشتریان درک میشود، میباشد.

از جمله مفاهیمی که در تفکر ناب مطرح میشود، اتلاف میباشد.(مودا) اتلاف واژهای ژاپنی است و به هر فعالیت انسانی اطلاق میشود که جاذب و مصرف کننده ذخایر بوده و ارزشی ایجاد نمیکند. موارد زیر از جمله رایجترین اتلافها در سازمان محسوب میشوند:

-اشتباهاتی که باید اصلاح شوند؛

– تولید چیزهایی که کسی خواهان آنها نیست؛

-موجودیها و کالاهای فروشن رفته ای که روی هم انبار میشوند؛

-مراحلی از فرایند که در حقیقت، ضرورتی ندارند؛

– جابه جایی نیروی انسانی؛

– حمل و نقل کالا از یک نقطه به نقطه ای دیگر بی هیچ هدفی؛

– توقف و انتظار کارکنان برای انجام کاری در (( پایین جریان ))  به دلیل انجام نگرفتن به موقع کاری در ((بالای جریان ))

– کالاها و خدماتی که به نیاز مصرفکننده پاسخ نمیدهند (ووماک و جونز، ۱۳۸۰)

رهبران آموزشی مؤثر، فرایند تغییر را درک نموده و دائماً برای تغییر فرهنگ مدرسه خود تلاش میکنند(بنت و همکاران ۸ ، ۲۰۰۴ )

نقطه شروع اساسی تفکر ناب، ارزش است که باید از دیدگاه مشتری نهایی تعیین شود چون آنچه از نظر تولید کننده و ارایه دهنده خدمات ارزش محسوب می شود ممکن است از نظر مشت ری(دانش آموز بعنوان مشتری معلم و معلم بعنوان مشتری مدیر و والدین، جامعه و صنعت به عنوان مشتریان ثانویه نظام آموزشی ) ارزش نباشد . به عبارت دیگر معلمان نظام آموزشی بایستی براساس اهداف و خواسته های دانش آموزان و والدین در خصوص برنامه های درسی مدرسه و برنامه های فوق برنامه و سایر نیازهای دانش آموزان ، و مدیران براساس خواسته های معلمان و خواسته ها و نیازهای جامعه و صنعت در خصوص رشته ها و مهارتهای تحصیلی، ارزش را شناسایی و تعیین کرده و سپس آن را بیافرینند . ارزشها در واقع اهداف اصلی نظام آموزشی و مدارس را

تعیین می کنند و تعیین ارزش، نخستین گام اساسی در راستای تفکر ناب است.

ناب یک برنامه بهبود سازمانی است که هر یک از افراد، از دانش آموزان تا مدیران را در سیستم مدرسه توانمند میسازد تا از طریق بهبود فرایند، عملکرد فردی و رضایت شغلی خود را افزایش دهند. ناب از طریق تعیین و حذف مراحل فرایندهایی که اتلافزا و غیرضروری بوده و یا مانع انجام کار میشوند، کلیه افراد را در ساده سازی فرایندهای کاری خود درگیر میسازد. در ناب، تمرکز هر مرحله از فرایند بر ایجاد ارزش افزوده میباشد (زیسکووسکی و زیسکووسکی ۱ ، ۲۰۰۸ ) تفکر ناب، مدل مناسبی برای آموزش فراهم میسازد، به گونه ای که به خوبی با کار اجتماعات تخصصی یادگیری ترکیب شده و معلمان و مدیران آموزشی را با یکدیگر در فرایند مستمر تعیین و حل مسأله، دخیل میسازد. مدارس برای توجه به تفکر ناب و کاربردهای آن در جایگاه مناسبی قرار دارند. در حقیقت، ایجاد یک سیستم سنجش بهبود فرایند ناب برای مدارس، تا حدی آسان میباشد. برای مثال، درصورتی که انتقال آموزش، یعنی کار اصلی مدارس، در یک سیستم ناب جایگزین شود، در این صورت، تفکر ناب میتواند توسط مدیریت و چندین ابزار بهبود دیگر، به کار برده شود. یکی از این ابزارها ترسیم جریان ارزش میباشد. این تجزیه و تحلیل به بررسی دیدگاههای ذینفعان اصلی، یعنی دانش آموزان، معلمان، والدین،خط مشی گذاران، مدیران و اعضاء هیأت مدیره، در مورد آنچه با ارزش قلمداد میشود، میپردازد. سپس، با توجه به تخصیصهای زمان ومنابع برای فعالیتهای مختلف، یک روز آموزشی دانش آموز ترسیم میشود. برمبنای نظرات ذینفعان، درباره آنچه در طول روز آموزشی با ارزش بوده و آنچه فاقد ارزش میباشد، تصمیم گیری میشیود. آنچه با ارزش است، نگهداشته شده و آنچه فاقد ارزش است یا بهبود

مییابد تا ارزشمند شود و یا حذف میگردد (فلومرفلت ۲ ، ۲۰۰۸)

موفقیت آموزشی در مدارس: مدیریت  آموزشی ناب به مدارس و سازمان های آموزشی کمک میکند تا در یادگیری دانش آموزان و سطح معلم و کارکنان  را بهبود بخشیده و در عین حال، عملکرد مدرسه را از طریق بهبوده درسطح سیستم، ارتقاء میدهد. در اینجا مدیران و کارکنان از طریق فرایند بهبود مستمری که بر سه بخش متمایز، متمرکز میباشد

– یادگیری در سطح  دانش آموز، این بخش پس از بررسی اولیه و تعیین قابلیت فرایند (CP) و رواداری اولیه مشخص شده و این اندازه گیری به صورت مستمر انجام میشود.

– فعالیتهای آموزشی، مشکلات ریشه ای ، یا بیست درصد نقص ها که هشتاد درصد  عدم موفقیت  دانش آموزان را بدنبال داشته شناسایی و برای بهبود آن مدیریت واحد آموزشی با کمک سایر کارشناسان برنامه هایی را تدوین و اجرا میکنند.

– اداره و پشتیبانی منابع،برای اجرای فعالیت های سازگار تعیین شده نیازمند منابع مالی و انسانی میباشد که میبایست در زمان مناسب و درخور اندازه فعالیت از مدیر آموزشی سازماندهی و تعمین گردد.

ابزارهای کنترل آماری فرایند.(SPC) Statistical process control) )

به کار گیری مدل های منعطف کنترل آماری فرایند  برای پایه گذاری مدیریت کیفیت جامع و اندازگیری میزان افزایش کیفیت فرایند وهمچنین حداکثر رساندن موفقیت حاصل از روش های مورد اشاره ، بعنوان یک رویکرد تحولی در بهبود فرآیند های آموزشی مدارس از طریق استفاده مؤثر از روش های آماری در نظر گرفته می شود. spc به مانند سایر ابزار های آماری مثل شش سیکما یک رویکرد همه جانبه به منظور حرکت در مسیر تعالی سازمانی از طریق آسیب شناسی متدولوژی، شناسایی علت های ریشه ای مشکلات  و بهبود مستمر و دایمی مسیر حرکت و استقرار سیستمهای کیفیت به سمت خطای صفرمی باشد ، spcدر واقع نقشه حرکت در مسیر بقا و موفقیت سازمانی است که از نظر پرداختن به مشکلات ریشه ای و با اندازه گیری قابلیت ها ی فرایند (cp) Process capability)) و اصلاح  مستمر نقص ها با سایر  اصول و رویکردهای کیفیت متمایز می باشد و بالواقع رویکردی ساختارمند و هوشمندانه برای مدیریت فعالیت های یک سازمان است.

در این روش ابتدا با استفاده از نمودارهای کنترل وضعیت فعلی فرایند مورد تحلیل و بررسی قرار میگیرد  و اندازه رواداری فرایندهای آموزشی مشخص میگردد.

همزمان سطوح خارج رواداری فرایند به سمت پایین کلاس مشخص شده که دراین مرحله امکان شناسایی نقص ها برای مدیران فراهم میگردد.

به منظور افزایش اثر بخشی فعالیت ها مدیران با استفاده از نمودار پاراتو علت های ریشه ای را احصا کرده و برای رفع چالش های ریشه ای اهتمام ویژه ای را بکارمیبندد. با برنامه ریزی دقیق و به موقع برای  رفع نقص ها و علت های شناسایی شده از سوی کار شناسان موضوعی (مشاوران  و کارشناسان)، امکان رفع نقص و افزایش رواداری فرایند به همراه قابلیت های آن  فراهم می آید. استفاده از این روش بطور مداوم و مستمر انجام میگیرد تا جا ییکه خروجی های سطح نهایی کاملا با نتایج مورد انتظار مطابق نماید این یعنی همان خطای صفر Zero) defect)میباشد.

در روش بهبود مستمر،  فعالیت های ناموثر با استفاده از نمودار های پاراتو حذف گردیده و فعالیت های سازگار

با اهداف سازمانی تقویت و اجرا میشود.تکر ار این عمل و ارزیابی نتایج حاصل از عملکردهای اصلاحی زمینه را برای  حذف برنامه های ناسازگار فراهم نموده و در نتیجه باعث کاهش هزینه و افزایش کارآمدی سازمانی میشود.

برای پایه گذاری مدل بهبود مستمر میتوان از ابزار های ذیل بهره مند شد.

از نمودارهای کنترل X    بار و R بار ،نمودار کنترل انحراف از میانگین نمودار های p ,   و u و سایر نمودارهای مشابه برای اندازه گیری رواداری فعلی و مشاهده نقص ها استفاده میگردد.

میتوان از نمودار پاراتو برای شناسایی نقص های ریشه ای بهره برد

بعد از تعیین سطح فرایند از طریق نمودارهای کنترل قابلیت فرایند اندازه گیری میشود

شاخص قابلیت فرایند pkC: وقتی میتوان اظهار داشت فرایند قابلیت دارد که بتواند حدود مشخصههای فنی را برآورده کند. این حدود مشخصهی فنی میتواند از نوع دوطرفه با یک حد بالا (USL)1 و یک حد پایین (LSL)2، یا از نوع یک طرفه با یکی از حدود بالا یا پایین باشد (با منیمقدم و موحدی، ۱۳۸۹ ص۴۱۱). در مسائل آموزشی، حداقل نمره قبولی دانش آموز ۱۰ است، بنابراین میتوان آن را با مشخصه فنی هر چه بیشتر بهتر (حد پایین) معادل دانست. در این شرایط شاخص قابلیت فرایند به صورت زیر قابل تعریف و محاسبه است:
CPK=μ−LSL3σ

که در آن

CPK = شاخص قابلیت فرایند.

= میانگین فرایند که میتوان آن را با  براورد نمود،

LSL= حد پایین مشخصه فنی که در مسائل آموزشی ۱۰ LSL= در نظر گرفته میشود،

= انحراف معیار فرایند است که وقتی برای آموزش از نمودار و R استفاده میشود از رابطه Rd2 ?= براورد میشود که در آن ۲d بر حسب اندازهی نمونه (n) از جدول مربوط استخراج میشود.

اگر CPK≥۱ باشد، میتوان اظهار داشت که فرایند قابلیت دارد، در غیر این صورت یعنی اگر CPK<1 باشد فرایند قابلیت نخواهد داشت (با منیمقدم و موحدی، ۱۳۸۹ص۴۱۵). در این صورت در خدمات آموزشی دانشآموزان زیادی مردود خواهند شد.

برای افزایش CPK یا باید میانگین یعنی  افزایش یابد و یا پراکندگی یعنی  کاهش پیدا کند. دسترسی به هر یک از دو مورد فوق از طریق افزایش کیفیت آموزشی و افزایش روایی سئوالهای امتحانی امکانپذیر است..

–فلسفه بهبود کیفیت : هر بهبود نیازمند برنامه ریـزی، اجـرای آزمایـشی برنامـه، ارزیـابی و کنتـرل و در نهایـت انجـام اصلاحات لازم است. این موضوعات اساس کار «چرخه دمینگ» را تشکیل میدهد. نکتـه قابـل ذکر در این چرخه آن است که وضعیت موجود همیشه موضوع اصلی برای برنامـه ریـزی اسـت. که در قسمت ارزیابی از طریق نمودارهای کنترل تعیین قابلیت فرایند با شاخص های آن اشاره شد.

پس از برنامه ریزی برای گذشتن از وضعیت فعلی، اقدامات اجرایی برای دسـتیـابی بـه اهـداف پیشبینی شده در برنامه آغاز میشود و در ادامه با بررسی نحـوه اجـرای برنامـه ، بررسی مجدد  نتایج حاصل از برنامه اجرایی، ضمن اندازه گیری رواداری سطح دوم قابلیت فرایندها پس از اصلاح و اجرای برنامه اصلاحی اندازگیری شده و اندازه بهبود صورت گرفته مشخص میگردد در صورت عدم قابلیت فرایند های اجرا شده مجددا چالش های اساسی ناکارآمدی  مجددا بررسی و شناسایی میگردد و اقدامات اصلاحی برای بهبود فعالیتهـای انجـام شـده مثابه مرحله اول انجام میگیرد.. این فرایند تا مرحله نقص صفر ادامه می یابد ،

بـه عبـارتی برمبنای چرخـه دمینـگ وضـعیت موجود هیچگاه کاملا راضی کننده نیست و همواره باید به دنبال بهبود وضعیت بود. نکته دیگر این که اجرای چرخه دمینگ همیشه از برنامه ریزی آغاز و مجددا به برنامـه ریـزی ختم میشود. به این معنی که اگر برنامه ای پس از تنظیم با مشکلاتی در اجرا روبرو شـد، بایـد در فکر اصلاح مراحل اجرای برنامه بوده و در نهایت اقدام لازم، بـدون فـوت وقـت انجـام شـود. سپس برای اجرای فعالیتی دیگر برنامه ریزی کرد. نکته مهم در چرخه دمینگ این است که اگـر برنامه تنظیمی در اجرا با مشکل روبرو شد نباید به سادگی اجرای برنامـه را متوقـف کـرد بلکـه باید به دنبال علل ناتوانی برنامه در اجرا بود.

با اجرای دو رویکرد مدیریتی بهبود مستمر فرایند از طریق  استفاده از ابزار های کنترل آماری فرایندSPC) (و مدیریت  ناب در نظام آموزشی بویژه در فرآیندهای یاددهی  یادگیری می توان ضمن کاهش خطا در فرآیندهای کاری و افزایش قابلیت آنها  (CP) و ارزش آفرینی و حذف اتلافها در مدارس شاهد تحولات عظیم و شگرفی در نظام آموزشی و افزایش کیفیت مبتنی بر خواسته های دانش آموزان،معلمان، والدین، جامعه و صنعت و همچنین کسب نتایج مطلوب و بی عیب و نقص و تحقق بهینه اهداف آموزش و پرورش بود. لذا بهره مندی از تکنیک های آماری در حوزه های پیچیده و غیر قطعی مسیر بهینه سازی استوار برنامه های آموزشی را فراهم نموده ، و امکان استفاده ازتکنیک های  رویکرد ناب را  در مدیریت آموزشی میسر میسازد و از این طریق میتوان اتلافهای اجرایی را شناسایی نموده و با به حداقل رساندن آنها، به تسهیل جریانهای ارزش در محیطهای آموزشی کمک نمود. اتلافهای موجود در این محیطها به فعالیتهایی اطلاق میشود که ارزش افزوده ای در فرایندهای منتهی به هدف این مؤسسات ایجاد نمیکنند. از این رو، لازم است مدیران آموزشی توجه خود را به این موارد معطوف نموده و از طریق به کارگیری روشهای تفکر ناب، وظایف مدیریتی خود را با بیشترین کارایی و اثربخشی به انجام رسانند.

---